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Barracuda Backup und Recovery

Beitrag: Backup und Archivierung – auf die Strategie kommt es an

Stark wachsende Datenmengen, Compliance-Anforderungen sowie eine heterogene IT-Architektur mit virtualisierten und physischen Servern - der Aufwand für das Speichern und Aufbewahren der Firmendaten steigt. Datenverlust kann zudem sehr teuer werden. Unternehmen benötigen daher eine ausgefeilte Strategie für Backup, Recovery und auch Archivierung. Damit schützen sie geschäftskritische Prozesse und sparen Kosten beim Storage-Management.

Ein Horrorszenario für jedes Unternehmen: Wichtige geschäftliche Daten gehen nach einem Hardware-Defekt, einem Anwenderfehler oder einen Cyberangriff verloren – und es war kein Backup vorhanden. Mögliche Folge sind Ausfallzeiten, Produktions-Stillstand, Imageschäden und ein finanzieller Verlust, der in die Millionen gehen kann. Denn in modernen Unternehmen sind alle Daten elektronisch gespeichert und sämtliche Geschäftsprozesse in Software-Applikationen abgebildet. Diese Informationen müssen zuverlässig verfügbar sein, da sie für die Abwicklung der Geschäfte zwingend benötigt werden.

Im schlimmsten Fall steht bei einem Datenverlust die Existenz auf dem Spiel. Das zeigt eine Studie der National Archives & Records Administration Washington. Demnach gehen 50 Prozent der US-Unternehmen, die einen zehntägigen Datenausfall erleiden, sofort insolvent, weitere 43 Prozent spätestens innerhalb eines Jahres. Zuverlässige und effiziente Storage-Lösungen sind daher als Grundlage für Backup- und Recovery sowie Archivierung (über)lebenswichtig für Unternehmen.

Eine umfassende Backup- und Archivierungs-Strategie bildet nicht nur die Grundlage für reibungslos funktionierende Geschäftsprozesse, sondern verhindert auch Strafen aufgrund verloren gegangener Daten. Denn Unternehmen müssen beim Archivieren von geschäftskritischen Daten meist strenge Compliance-Regeln beachten. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beispielsweise verpflichten Unternehmen dazu, alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form über einen Zeitraum von bis zu zehn Jahre aufzubewahren. Dies trifft auch auf E-Mails und deren Dateianhänge zu. Weitere Anforderungen ergeben sich aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).

Missachten Unternehmen diese Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten, drohen steuerrechtliche Schwierigkeiten (etwa bei Betriebsprüfungen) oder sogar strafrechtliche Konsequenzen durch Verletzung der Buchführung. Auch massive wirtschaftliche Nachteile können die Folge sein, etwa bei der individuellen Bonitätseinstufung von Unternehmen durch Banken nach den Basel II-Kriterien. Besondere Aufmerksamkeit erhält dabei das jeweilige Risikomanagement, zu dem auch die Umsetzung der E-Mail-Archivierungspflicht zählt. Haben Unternehmen hier Defizite, müssen sie mit einer Herabsetzung der Bonität bis hin zur Verweigerung von Krediten rechnen.

Backup und Archivierung gehören zusammen

Ein Backup kann die von Branche zu Branche verschiedenen rechtlichen Anforderungen nur zum Teil abdecken. Das betrifft Aufbewahrungspflichten mit Dokumentenechtheit, Volltextsuche und die Abnahme nach GDPdU. Für eine umfassende Lösung sollten Backup und Archivierung deshalb immer gemeinsam betrachtet werden. Backup und Archivierung sind zwei unterschiedliche Prozesse für verschiedene Zwecke.

Beim Backup geht es vor allem um die kurz- bis mittelfristige Speicherung und die Wiederherstellung (Recovery/Restore) von Datensätzen, falls diese verloren oder unzugänglich gespeichert wurden. Da hier schneller Zugriff notwendig ist, kommen meist Festplatten zum Einsatz (Backup-to-Disk). Die Langzeit-Archivierung von Daten soll die Live-Systeme entlasten und Compliance-Anforderungen erfüllen. Im Unterschied zum herkömmlichen Backup werden bei einer Archivierung Daten, die nicht oder kaum noch im Online-Zugriff benötigt werden, auf dem Quellsystem gelöscht. Zum einen werden so die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, zum anderen lassen sich Kosten einsparen, da sich die Daten nach der Archivierung auf kostengünstigeren Medien (in der Regel Bänder) befinden. Bandlaufwerke (Tapes) bieten lange Haltbarkeit und lassen sich extern lagern.

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